Digitaler Kalibrierschein: Was das Kalibrierlabor gewinnt

Die meisten Kalibrierlabore liefern ihre Ergebnisse noch so aus wie vor zwanzig Jahren: als PDF, oft mit eingescannter Unterschrift, per E-Mail. Der Kunde druckt es aus, heftet es ab und tippt die Werte, die er braucht, in eine Tabelle oder ein CAQ-System. Ein digitaler Kalibrierschein (DCC) ersetzt dieses PDF durch eine strukturierte XML-Datei, die Software direkt lesen kann. Das Argument dafür wird meist aus Sicht des Kunden geführt. Dieser Beitrag führt es aus Sicht des Labors: was ein Kalibrierlabor gewinnt, wenn es DCCs ausstellt, wo der Aufwand wirklich liegt und wie die ersten Schritte mit dem PTB-Schema aussehen.

Was ein PDF-Kalibrierschein das Labor kostet #

Das PDF wirkt kostenlos. Es ist der eigene Bericht, der ohnehin erzeugt wird. Die Kosten entstehen später, und sie tauchen selten in der Rechnung des Labors auf:

• Rückfragen. Ein Kunde findet die Unsicherheit zu einem Messpunkt nicht, liest einen Wert aus der falschen Zeile oder fragt sich, ob "as found" oder "as left" gemeint ist. Jede Frage ist eine E-Mail, ein Nachschlagen und eine Antwort von jemandem, der stattdessen kalibrieren könnte.
• Abtippen, auf beiden Seiten. Der Kunde tippt Ihre Werte in sein System. Macht er dabei einen Fehler, ist Ihr Kalibrierschein so lange "falsch", bis jemand beides vergleicht. Auch im Labor wandern Daten oft von Hand aus der Messsoftware in eine Word-Vorlage.
• Neuausstellungen. Ein Tippfehler in der Seriennummer oder im Kundennamen bedeutet einen korrigierten Schein, eine neue Revision und die Frage, welche der beiden jetzt gilt.
• Eingeschlossene Ergebnisse. Jahre an Messdaten liegen in PDFs, in denen niemand sie auswerten kann: nicht der Kunde, der die Drift eines Geräts sehen möchte, und nicht das Labor, das mit derselben Historie zu Kalibrierintervallen beraten könnte.

Keiner dieser Posten ist für sich groß. Zusammen sind sie ein stetiger Abfluss genau bei den Menschen, deren Zeit das Labor verkauft.

Fünf Dinge, die ein Labor mit DCCs gewinnt #

1. Weniger Rückfragen, kein Abtippen #

Ein DCC nennt jeden Wert mit seiner Einheit, seiner Unsicherheit und der Bedingung, unter der er gemessen wurde, in Feldern, die das Schema definiert. Es gibt keine Zeile, die man falsch lesen, und nichts, was man abtippen könnte. Die Software des Kunden importiert den Schein, und die Werte landen neben dem Messmittel, zu dem sie gehören. Die meisten E-Mails, die heute mit "kurze Frage zu Kalibrierschein Nr. ..." beginnen, werden nicht mehr geschrieben.

2. Messdaten, die der Kunde nutzen kann, und Sie auch #

Sobald Ergebnisse strukturiert vorliegen, lassen sie sich vergleichen. Der Kunde sieht die Drift eines Geräts über die letzten fünf Kalibrierungen und kann das Intervall mit Daten begründen, genau das, was ein Auditor verlangt (wir haben das im Beitrag zur Audit-Vorbereitung für Messmittel beschrieben). Das Labor hat dieselbe Historie und kann sie als Leistung anbieten: eine Intervallempfehlung aus dem Verhalten des Geräts statt nach Faustregel. Dieses Gespräch kann ein PDF-Archiv nicht anstoßen.

3. Konformitätsaussagen, die eine Maschine prüfen kann #

Eine Aussage wie "innerhalb der Herstellerspezifikation" oder "entspricht Klasse 1" ist der Teil des Kalibrierscheins, nach dem die meisten Kunden tatsächlich handeln. Im DCC ist sie ein strukturiertes Element, verknüpft mit den Messpunkten und der Entscheidungsregel, auf der sie beruht, kein Satz in der Fußzeile. Das System des Kunden kann sie lesen, den Status des Messmittels entsprechend setzen und bei einer Überschreitung der Toleranz warnen. Für das Labor heißt das: weniger Missverständnisse darüber, was bewertet wurde und was nicht.

4. Ein Unterscheidungsmerkmal in Ausschreibungen und Kundenaudits #

Rahmenverträge und Ausschreibungen fragen zunehmend danach, wie Kalibrierdaten geliefert werden. Unternehmen, die eine digitale Qualitätsakte aufbauen, wollen nicht die Scheine des einen Lieferanten abtippen und die des anderen importieren. Antworten zu können "wir liefern DCCs nach dem PTB-Schema, mit eingebettetem PDF und digitaler Signatur" hebt ein Labor in einem Markt ab, in dem Preis und Durchlaufzeit sonst kaum zu unterscheiden sind. Dasselbe gilt im Audit des Kunden: Ein validierter, mit dem Messmittel verknüpfter DCC ist ein Nachweis, den ein Auditor in Sekunden prüfen kann.

5. Eine Quelle für PDF und XML #

Der Gewinn im Labor selbst ist weniger sichtbar, aber genauso real. Ein DCC wird aus den Messdaten erzeugt, und das PDF lässt sich aus denselben Daten erzeugen und in den DCC einbetten. Der Bericht wird nicht mehr von Hand zusammengesetzt, Zahlen werden nicht zweimal kopiert, und ein korrigierter Schein ist eine neu erzeugte Datei statt eines bearbeiteten Dokuments. Labore, die diesen Schritt gehen, stellen meist fest, dass ihre interne Fehlerquote sinkt, bevor der erste Kunde überhaupt nach einem DCC gefragt hat.

Was ein DCC ist, in Kürze #

Das DCC-Format wurde von der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt (PTB), dem nationalen Metrologieinstitut Deutschlands, mit Partnern aus Industrie und akkreditierten Laboren entwickelt. Es ist ein XML-Schema mit zwei Hauptteilen: administrative Daten (Labor, Akkreditierung, Kunde, Kalibriergegenstand, verantwortliche Personen, Aussagen) und Messergebnisse (Messgrößen, Referenzwerte, Abweichungen und Unsicherheiten, mit Einheiten in der maschinenlesbaren D-SI-Notation). Optionale Teile tragen das menschenlesbare PDF und eine digitale Signatur. Die Struktur erklären wir ausführlich in Digitalen Kalibrierschein lesen.

Erste Schritte mit dem PTB-Schema #

Der Aufwand liegt in der Zuordnung, nicht in der Technik. Diese Schritte haben sich bei Laboren bewährt, die bei null angefangen haben:

1. Schema und Beispiele besorgen. Die PTB veröffentlicht das DCC-XML-Schema (XSD), die Dokumentation und Beispielscheine. Lesen Sie die Beispiele vor dem Schema; sie zeigen, wie die Felder gemeint sind.
2. Den häufigsten Scheintyp wählen. Eine Geräteklasse, wenige Messgrößen. Ordnen Sie jedes Feld Ihres heutigen Berichts einem Element des Schemas zu: zuerst den administrativen Block, dann die Ergebnisse. Notieren Sie dabei die Einheiten als D-SI-Ausdrücke.
3. Aus Daten erzeugen, nicht aus dem PDF. Verbinden Sie den Export mit den Messdaten in Ihrer Kalibriersoftware oder Datenbank. Ein DCC, der vom fertigen PDF abgeschrieben wird, erbt jeden manuellen Schritt, den Sie loswerden wollten.
4. Bei jedem Export validieren. Prüfen Sie jede Datei gegen das XSD, bevor sie das Labor verlässt. Ein DCC, der nicht validiert, ist ein Support-Anruf mit Ansage.
5. Das PDF einbetten. Erzeugen Sie den menschenlesbaren Bericht aus denselben Daten und legen Sie ihn in das Dokument-Element des DCC. Eine Datei, zwei Leser.
6. Über die Signatur entscheiden. Starten Sie im Pilot ohne. Wenn der Export stabil läuft, ergänzen Sie eine XML-Signatur, mit qualifiziertem Zertifikat, wenn Ihre Kunden oder Ihre Akkreditierungsstelle es erwarten.
7. Den Kunden einen Reader geben. Verweisen Sie auf den kostenlosen DCC Viewer, damit der erste DCC, den sie erhalten, etwas ist, das sie ohne Installation öffnen, prüfen und exportieren können.
8. Mit einem Kunden pilotieren. Wählen Sie einen Kunden, der seine Messmittel in Software verwaltet und sofort profitiert. Sein Feedback zu den ersten zehn Scheinen ist mehr wert als jede interne Prüfung.

Was Ihre Kunden mit dem DCC tun #

Ein DCC ist so viel wert wie die Software auf der Empfängerseite. Kunden, die ihre Messmittel in der digical-App verwalten, laden den DCC hoch, bekommen ihn gegen das amtliche PTB-Schema validiert, sehen Labor, Akkreditierung und Ergebnisse als strukturierte Daten und behalten die Originaldatei in der Akte des Messmittels. Über die REST-Schnittstelle lassen sich Kalibrierscheine auch direkt aus dem System des Labors anlegen, womit aus "Schein verschicken" ein einziger Aufruf wird. Jeder Tarif enthält den vollen Funktionsumfang, Details auf der Preisseite. Und für alle, die digical nicht nutzen, bleibt der DCC Viewer kostenlos: Ein Labor, das DCCs ausstellt, kann seinen Kunden mit der ersten Datei gleich den Reader mitgeben.