Aufbau eines Kalibrierscheins: Worauf Auditoren achten

Der Kalibrierschein ist das eine Dokument, das ein Auditor beim Blick auf Ihre Messmittel mit großer Sicherheit öffnen wird. Die meisten, die Kalibrierscheine erhalten, heften sie ab und machen weiter. Wenige lesen sie, und noch weniger wissen, was darin stehen muss. Dieser Beitrag geht den Aufbau eines Kalibrierscheins durch: was ISO/IEC 17025 verlangt, wie man die Ergebnistabelle liest, worauf der Auditor zuerst achtet und welche Lücken aus einem einwandfreien Messmittel eine Feststellung machen.

Wozu ein Kalibrierschein da ist #

Ein Kalibrierschein belegt zwei Dinge: dass Ihr Messmittel mit einer Referenz verglichen wurde, die ihrerseits auf nationale oder internationale Normale rückgeführt ist, und was dieser Vergleich ergeben hat. Er ist keine Quittung für eine Dienstleistung und keine Garantie, dass das Messmittel richtig anzeigt. Er nennt die gefundenen Abweichungen, die Unsicherheit dieser Werte und die Bedingungen, unter denen sie gemessen wurden. Alles, was Sie später über das Messmittel entscheiden, sein Status, sein Intervall, die Frage, ob frühere Messungen betroffen sind, beruht auf diesen Zahlen.

Deshalb liest ihn auch der Auditor. Der Schein verbindet drei Dinge, auf die die Normen Wert legen: die Identität des Messmittels, die Rückführbarkeit des Ergebnisses und die Entscheidung, die Sie damit getroffen haben.

Was darin stehen muss #

Den Inhalt eines Kalibrierscheins legt ISO/IEC 17025:2017, Abschnitt 7.8 fest. Die Norm nennt zuerst, was jeder Bericht eines akkreditierten Labors enthalten muss (7.8.2), ergänzt dann, was speziell für Kalibrierscheine gilt (7.8.4), und regelt Konformitätsaussagen (7.8.6). In der Praxis hat ein vollständiger Kalibrierschein diese Blöcke:

• Kennzeichnung des Dokuments. Ein Titel, eine eindeutige Kalibrierscheinnummer, Seitenzahlen mit Gesamtseitenzahl und das Ausstellungsdatum. Jede Seite trägt die Nummer, damit Seiten nicht zwischen Scheinen vertauscht werden können.
• Das Labor. Name und Anschrift, der Ort der Kalibrierung, falls abweichend, und bei akkreditierter Kalibrierung das Akkreditierungssymbol mit der Registriernummer. Bei der DAkkS sieht sie zum Beispiel so aus: D-K-12345-01-00.
• Der Kunde. Name und Anschrift der Organisation, die die Kalibrierung beauftragt hat.
• Der Kalibriergegenstand. Hersteller, Typ, Seriennummer oder Ihre Inventarnummer und der Zustand bei Eingang. Dieser Block wird am häufigsten mit Ihrem Inventar abgeglichen.
• Verfahren und Bedingungen. Die Kalibrieranweisung, das Kalibrierdatum und die Umgebungsbedingungen, die das Ergebnis beeinflussen, meist Temperatur und Luftfeuchte.
• Die Ergebnisse. Referenzwerte, Messwerte oder Abweichungen, jeweils mit Einheit und Messunsicherheit. Wurde das Messmittel justiert oder repariert, die Ergebnisse vorher und nachher.
• Die Rückführbarkeitsaussage. Wie die verwendeten Normale auf das SI rückgeführt sind, in der Regel über ein nationales Metrologieinstitut.
• Die Konformitätsaussage, falls eine getroffen wurde: welche Spezifikation angewendet wurde, welche Ergebnisse sie umfasst, das Ergebnis (innerhalb oder außerhalb der Toleranz) und die verwendete Entscheidungsregel.
• Freigabe. Name und Funktion der Person, die den Schein freigegeben hat, mit Unterschrift, digitaler Signatur oder einem gleichwertigen Freigabevermerk.

Zwei Dinge fehlen in dieser Liste mit Absicht. Ein Kalibrierschein muss kein Kalibrierintervall empfehlen; ISO/IEC 17025 legt fest, dass das Labor das nicht tun darf, sofern es nicht mit dem Kunden vereinbart wurde. Und ein Kalibrierschein muss nicht sagen, dass das Messmittel "in Ordnung" ist: Eine Konformitätsaussage ist optional. Viele Scheine enthalten eine, weil Kunden danach fragen, aber ein Schein mit Ergebnissen und Unsicherheiten und ohne Urteil ist vollständig.

Wie man die Ergebnistabelle liest #

Die Ergebnistabelle ist das Herz des Kalibrierscheins und der Teil, der am häufigsten übersprungen wird. Eine typische Zeile enthält:

• den Referenzwert, was das Normal des Labors angezeigt hat;
• den Messwert oder die Abweichung, was Ihr Messmittel angezeigt hat oder die Differenz zwischen beiden;
• die Messunsicherheit, meist die erweiterte Unsicherheit mit Erweiterungsfaktor k = 2, was einer Überdeckungswahrscheinlichkeit von etwa 95 % entspricht;
• gegebenenfalls die Toleranz und eine Konformitätsmarkierung für diesen Punkt.

Drei Gewohnheiten machen die Tabelle nützlich. Erstens: Lesen Sie die Abweichung zusammen mit der Unsicherheit. Eine Abweichung von 0,02 mm bei einer Unsicherheit von 0,03 mm ist von null nicht zu unterscheiden. Zweitens: Suchen Sie nach Spalten oder Tabellen "as found" und "as left" (Eingangs- und Ausgangszustand). "As found" ist der Zustand, in dem das Messmittel angekommen ist, und der einzige Zustand, der etwas über die Messungen des vergangenen Jahres aussagt. "As left" ist der Zustand nach der Justage und der Startpunkt für das nächste Intervall. Drittens: Vergleichen Sie die As-found-Werte mit dem vorherigen Schein. Dieser Vergleich ist die Drift Ihres Messmittels und die Grundlage für ein begründetes Intervall, wie wir es in der Audit-Vorbereitung für Messmittel beschrieben haben.

Worauf der Auditor zuerst achtet #

Auditoren lesen nicht jeden Kalibrierschein Zeile für Zeile. Sie ziehen Stichproben aus Ihrem Inventar, öffnen den passenden Schein und prüfen eine kurze Liste:

1. Gehört der Schein zu diesem Messmittel? Seriennummer und Typ auf dem Schein stimmen mit dem Inventar und der Kennzeichnung am Gerät überein.
2. Ist das Ergebnis rückgeführt? Eine Rückführbarkeitsaussage ist vorhanden, und das Labor ist für diese Messung akkreditiert, oder Sie können zeigen, wie Sie ein nicht akkreditiertes Labor bewertet haben.
3. Gibt es eine Messunsicherheit? Für jedes Ergebnis, in derselben Einheit oder als relativer Wert. Eine Tabelle mit Abweichungen ohne Unsicherheit ist ein Prüfbericht, keine Kalibrierung.
4. Wurde entschieden, und auf welcher Grundlage? Enthält der Schein eine Konformitätsaussage, ist die Entscheidungsregel genannt. Enthält er keine, zeigt Ihre eigene Aufzeichnung, wer die Ergebnisse gegen welche Toleranz bewertet hat.
5. Ist das Ergebnis in Ihrem System angekommen? Status und nächster Termin des Messmittels im Inventar folgen aus diesem Schein, und wenn ein Wert außerhalb der Toleranz lag, gibt es eine Aufzeichnung darüber, was Sie unternommen haben.

Die Punkte 4 und 5 betreffen Sie, nicht das Labor. Ein perfekter Kalibrierschein, den niemand bewertet hat, bleibt eine Lücke.

Die Lücken, die zur Feststellung werden #

Diese Lücken finden Auditoren am häufigsten. Keine davon ist exotisch.

• Keine Entscheidungsregel. Der Schein sagt "innerhalb der Toleranz", aber nicht, wie die Unsicherheit berücksichtigt wurde. ISO/IEC 17025 verlangt, dass die Regel dokumentiert ist; ILAC-G8 und ISO 14253-1 beschreiben die üblichen Varianten wie Schutzbereiche. Fragen Sie Ihr Labor, welche Regel es anwendet, und lassen Sie sie auf den Schein schreiben.
• Justage als Kalibrierung verkauft. Das Messmittel kam "auf null gestellt" zurück, ohne As-found-Werte. Sie wissen, dass es jetzt richtig anzeigt, aber nicht, was es vorher gemessen hat. Ohne As-found-Daten lassen sich frühere Messungen nicht bewerten.
• Falsche oder fehlende Seriennummer. Der Schein bezieht sich auf ein anderes Gerät oder auf einen Typ ohne Seriennummer. Für den Auditor hat dieses Messmittel keinen Kalibrierschein.
• Keine Unsicherheit. Nur Abweichungen, oder eine Unsicherheit einmal für den ganzen Schein, ohne zu sagen, für welche Ergebnisse sie gilt.
• Akkreditierungssymbol für einen Umfang, den das Labor nicht hat. Das Symbol gilt nur für Messungen innerhalb des akkreditierten Umfangs des Labors. Der Blick in die Datenbank der Akkreditierungsstelle dauert zwei Minuten.
• Schein abgelegt, Ergebnis nicht bewertet. Die häufigste Lücke. Das PDF liegt im Ordner, die Marke klebt am Gerät, und niemand hat die Abweichungen mit der Toleranz verglichen, die für Ihren Einsatz des Messmittels gilt. Was die Aufzeichnung enthalten sollte, steht unter Abweichungen bearbeitet und dokumentiert.

Eine Checkliste vor dem Ablegen #

Fünf Minuten pro Kalibrierschein, beim Eingang, verhindern die meisten der Feststellungen oben:

1. Seriennummer, Typ und Inventarnummer passen zum Messmittel.
2. Kalibrierdatum, Kalibrierscheinnummer und ausstellendes Labor sind im Inventar erfasst, Status und nächster Termin sind aktualisiert.
3. Jedes Ergebnis hat eine Einheit und eine Unsicherheit, die Rückführbarkeitsaussage ist vorhanden.
4. Enthält der Schein eine Konformitätsaussage, ist die Entscheidungsregel genannt. Wenn nicht, haben Sie die Abweichungen gegen Ihre eigene Toleranz bewertet und das Ergebnis festgehalten.
5. As-found-Werte sind vorhanden, oder das Labor hat bestätigt, dass nicht justiert wurde.
6. Das Akkreditierungssymbol, falls verwendet, gehört zum Labor und deckt diese Messung ab.
7. Die Originaldatei ist unverändert gespeichert und vom Messmittel aus auffindbar, nicht nur im Ordner des Lieferanten.

Wo digitale Kalibrierscheine helfen #

Die meisten Prüfungen oben sind mechanisch, und Software kann sie übernehmen, wenn der Kalibrierschein als Daten ankommt statt als PDF. Ein digitaler Kalibrierschein nach dem PTB-Schema trägt Kalibriergegenstand, Labor, jedes Ergebnis mit seiner Unsicherheit und die Konformitätsaussage in definierten Feldern. Die Seriennummer lässt sich gegen das Inventar abgleichen, der Status automatisch setzen. Aus Sicht des Labors haben wir das in Was das Kalibrierlabor gewinnt beschrieben.

In der digical App wird ein Kalibrierschein, PDF oder DCC, dem Messmittel zugeordnet, zu dem er gehört. Das Original bleibt herunterladbar, Kalibrierdatum und nächster Termin kommen aus dem Schein, und DCCs werden gegen das Schema validiert und als strukturierte Daten angezeigt. Im Audit ist die Kette von Messmittel zu Schein zu Entscheidung einen Klick lang. Jeder Tarif enthält den vollen Funktionsumfang, Details auf der Preisseite. Und für einen einzelnen DCC ohne Konto zeigt der kostenlose DCC Viewer dieselben Blöcke in lesbarer Form.